Segundo a Receita Federal do Brasil, mais de 13 mil grandes empresas privadas já realizaram os recolhimentos de contribuições previdenciárias no novo formato e já são mais de 11 milhões de trabalhadores cadastrados no eSocial.
A grande questão é: será que as informações prestadas ao eSocial pelas empresas estão corretas ou daqui a algum tempo estas empresas irão receber autuações por não conformidades?
Para se ter uma ideia vou discorrer neste artigo sobre o “banco de horas”, apenas uma das muitas questões que podem trazer sérios problemas paras as empresas.
Obviamente que este é apenas um exemplo entre tudo o mais que deve ser observado antes do envio de informações ao eSocial e, caso não tenha certeza de estar no caminho certo, prestando as devidas informações, o melhor é buscar auxílio nesta empreitada, inclusive para rever o que já foi informado até agora.
Natureza de Rubricas Relacionadas ao Banco de Horas no eSocial
O eSocial criou em seu escopo as seguintes naturezas de rubricas:
1004 – Horas extraordinárias – Indenização de Banco de Horas Esta natureza de rubrica deve ser indicada nas verbas de proventos, cuja finalidade é quitar as horas extraordinárias inicialmente destinadas ao banco de horas e que não foram compensadas.
9950 – Horas extraordinárias – Banco de horas Esta natureza de rubrica deve ser indicada em verbas informativas, cuja finalidade é indicar as horas extraordinárias realizadas mensalmente destinadas ao banco de horas.
9951 – Horas compensadas – Banco de horas Em contraponto a rubrica 9950, esta natureza de rubrica deve ser indicada nas verbas informativas, cuja finalidade é indicar as horas não trabalhadas no mês e destinadas a compensar o saldo do banco de horas.
Assim, aparentemente, a impressão que temos é que devem ser criadas apenas três verbas relacionadas ao banco de horas para prestar informações ao eSocial. Entretanto, serão necessárias outras verbas, como veremos adiante.
a) Entendemos que o eSocial, quanto ao banco de horas, tem por premissa fiscalizar a correta utilização deste dispositivo já a partir da primeira folha de pagamento enviada. Desta forma, na primeira folha de pagamento enviada ao eSocial, além da indicação das horas realizadas no mês a crédito e a débito do banco de horas, será necessário informar o saldo positivo ou negativo existente no mês anterior. Portanto, é necessária a criação de, pelo menos, duas outras verbas: a primeira, “Saldo Anterior Positivo de Banco de Horas” com a natureza de rubrica 9950 e a segunda, “Saldo Anterior Negativo de Banco de Horas” com a natureza de rubrica 9951. É bom que se diga que, além destas duas verbas informativas, também na primeira folha enviada ao eSocial devemos enviar as verbas horas a crédito e/ou horas a débito do banco de horas, informando as horas do próprio mês. Assim, já percebemos que temos, até então, 5 verbas relacionadas ao banco de horas necessárias para envio ao eSocial.
b) Outro ponto importante a considerar é que as quantidades de horas extras incorporadas ao banco de horas, associadas às horas extras pagassem folha, poderá levar a empresa a fornecer subsídios para possíveis autuações por excesso de horas extraordinárias. Por sua vez, a maioria dos acordos de banco de horas preveem, no caso de horas extraordinárias, a incorporação não da efetiva quantidade de horas realizadas, mas combinada com o percentual mínimo de 50%; assim, ao realizar 1 hora extra será informado ao banco de horas 1,5 horas. Desta forma, levando em consideração que alguns bancos determinam percentuais distintos relacionados à quantidade de horas diárias e ou semanais realizadas como, por exemplo, 60%, 80%, 100%, será interessante criar verbas distintas para incorporaçãodestas horas ao banco de horas. Exemplos: “Horas incorporadas ao banco de horas com acréscimo de 50%”, “Horas incorporadas ao banco de horas com acréscimo de 100%”, entre outras. Particularmente, preferimos separar as verbas para indicar as horas principais do acréscimo de horas. Por exemplo: “Horas Extras Incorporadas ao Banco de Horas”, “Horas Resultantes de Acréscimo 50% incorporadas ao Banco de Horas”, “Horas Resultantes de Acréscimo 100% incorporadas ao Banco de Horas”. Desta forma, acreditamos, evitar-se-á possíveis interpretações equivocadas que possam levar futuramente a fiscalização e/ou autuações desnecessárias.
c) A maioria dos bancos de horas preveem que, no mês de quitação, existindo saldo negativo, este saldo deverá ser zerado. Outros, entretanto, permite que o saldo negativo seja mantido no banco. Desta forma, no caso do acordo de banco horas permitir a manutenção do saldo negativo, nenhuma ação será necessária. Entretanto, quando o banco de horas prever zerar o saldo negativo no mês de quitação, será necessário criar uma verba informativa distinta, com natureza de rubrica 9950 para que se cumpra esta condicionante e deixe claro que não houve horas extraordinárias e sim apenas ajuste de saldo negativo. Assim, podemos, por exemplo, criar a verba informativa “Ajuste de Saldo Negativo de Banco de Horas no Mês de Quitação”.
d) Também quanto ao crédito correspondente ao pagamento das horas no mês da quitação do banco, podemos criar, tanto uma única verba, por exemplo, "Quitação de Saldo banco de horas" com natureza rubrica 1004 ou, preferencialmente, desmembradas as horas principais dos acréscimos. Por exemplo: "Quitação de Horas Principais Banco de Horas"; "Quitação de acréscimo de Horas 50% Banco de Horas; "Quitação de acréscimo de Horas 100% Banco de Horas, entre outras. Cabe destacar que, estas horas, apesar da natureza da rubrica trazer no título indenização, entendemos, trata-se de pagamento em contrapartida ao trabalho, portanto, devem ser incorporadas à remuneração para todos os efeitos legais.
Portanto, como visto, são necessárias muito mais que 3 verbas para gerenciar o banco de horas e prestar informações ao eSocial. Desta forma, caso a empresa tenha adotado formas diferentes do exposto acima, aconselhamos realizar a retificação após os ajustes necessários apontados neste artigo.
Por fim, fica a dica para realizar uma boa análise nos sistemas de ponto e folha de pagamento utilizados, afim de verificar o pleno atendimento a estas questões.
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